Bericht zur Digitalisierung und Freigabe von zwei Stellen aus dem Stellenplan 2019

Im Rahmen der Beschlussvorlage 2019/073 wurde dem Personalausschuss ein Bericht zur Digitalisierung sowie zur Besetzung von zwei Stellen aus dem Stellenplan 2019 vorgelegt. Die im Stellenplan vorgesehenen Stellen sind für eine zentrale Scanstelle konzipiert, um den Fortschritt der Verwaltungsdigitalisierung flexibel zu unterstützen. Die Besetzung dieser Stellen erfolgt in Abhängigkeit vom Fortschritt der Digitalisierungsprojekte und unter Berücksichtigung verschiedener Scanszenarien.

Die Einrichtung der Stellen setzt voraus, dass Digitalisierungsprojekte die Dienste der zentralen Scanstelle benötigen und alternative Scanszenarien nicht praktikabel sind. Aufgrund der Einführung von elektronischen Akten und eines damit verbundenen papiergebundenen Posteingangs ist vorgesehen, zunächst eine 1,0-Stelle zu besetzen. Ein flexibler Personaleinsatz im Bereich der zentralen Dienste, der die Poststelle, die Scanstelle und die Archivierung umfasst, ist dabei möglich.

Das Aufgabenspektrum der Scanstelle beinhaltet neben dem Digitalisieren von Eingangspost auch die Erfassung von Metadaten zur Indizierung. Damit fungiert die Stelle als digitale Zentralregistratur, wobei die Aufgaben aufgrund des engen Sachzusammenhangs zur anschließenden Sachbearbeitung durch kreiseigenes Personal ausgeführt werden sollen. Durch die Einbeziehung der Metadaten-Erfassung soll die Scanstelle zukunftsfähig bleiben, da ein langfristiger Rückgang des papiergebundenen Posteingangs erwartet wird. Für den Scan von Bestands- und Altakten wird die Einbindung externer Dienstleister geprüft. Der Beschluss sieht vor, den Bericht zur Kenntnis zu nehmen und die Stellenbesetzung von der Entwicklung der Verwaltungsdigitalisierung abhängig zu machen.