Sachstandsbericht zur Einführung der eAkte / Digitalisierungsstrategie des FB J

Die Berichtsvorlage 2019/156 informiert über den aktuellen Sachstand der Digitalisierungsstrategie des Fachbereichs J des Jobcenters Kreis Recklinghausen. Ein zentraler Bestandteil dieses Prozesses ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, der sogenannten eAkte, für den Bereich SGB II. Ziel ist es, die Prozesse gemeinsam mit den kreisangehörigen Städten in den Bezirksstellen zu digitalisieren und die Grundlage für weitere digitale Angebote wie Online-Terminvereinbarungen oder Dokumenten-Uploads zu schaffen.

Im Rahmen der Umsetzung wurden die Hardware-Kapazitäten durch die Anschaffung neuer Thin-Clients, Bildschirme und Drucker erweitert. Für die Digitalisierung der Post wurde eine zentrale Scandienstleistung an das Diakonische Werk Recklinghausen vergeben. Die Einführung der eAkte erfolgt sukzessive. Während bereits Standorte wie Haltern am See, Herten, Waltrop und Oer-Erkenschwick sowie zentrale Einheiten wie die Abrechnung im Echtbetrieb arbeiten, ist die schrittweise Ausstattung weiterer Bezirksstellen bis März 2020 geplant.

Neben der technischen Umsetzung werden auch personelle Aspekte behandelt. Es finden Gespräche zu einer Rahmenvereinbarung für mobiles Arbeiten statt. Die Mitarbeitenden wurden durch Workshops und Schulungen in die neuen Prozesse eingebunden. Zum Berichtszeitpunkt im September 2019 nutzen etwa 350 Personen das System, wobei täglich durchschnittlich 1.300 Dokumente automatisiert abgelegt werden. Das Gesamtprojekt hat eine voraussichtliche Laufzeit von etwa zweieinhalb Jahren.