Evaluation - KI-gestützte Protokollierung von Gremiensitzungen

Im Rahmen der Vorlage 2026/092 wurde im Ausschuss für Personal und Digitalisierung ein Evaluationsbericht zur Pilotierung einer KI-gestützten Protokollierung im Sitzungsdienst vorgelegt. Ziel des am 19. Mai 2026 durchgeführten Pilotprojekts war es, verschiedene technische Lösungsansätze unter realen Sitzungsbedingungen zu testen, um eine Entscheidungsgrundlage für einen möglichen Einsatz im Sitzungsdienst zu schaffen. Hierzu wurden zwei KI-Systeme parallel zur herkömmlichen Protokollführung eingesetzt, wobei die Audioaufzeichnungen unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben und mit Zustimmung aller Beteiligten erfolgten.

Die Ergebnisse der Untersuchung zeigen, dass eine KI-gestützte Protokollierung unter realen Bedingungen praxistauglich ist. Beide getesteten Systeme konnten Audioaufzeichnungen zuverlässig transkribieren und Protokollentwürfe erstellen. Im direkten Vergleich lieferte das System SpeechMind überzeugendere Ergebnisse, insbesondere hinsichtlich der Qualität der Entwürfe, der Sprechererkennung, der Bedienbarkeit sowie der Ausrichtung auf Verwaltungsprozesse. Die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit und die Freigabe der Niederschriften verbleibt weiterhin bei den zuständigen Mitarbeitenden der Verwaltung.

Trotz der positiven Ergebnisse der Pilotierung wurden für einen möglichen Regelbetrieb weitere Klärungsbedarfe identifiziert. Dazu zählen die Anforderungen an das Ergebnisprotokoll, die Sicherstellung einer konstanten Audioqualität angesichts der Sanierung des Kreishauses, die Integration in bestehende Prozesse wie MORE sowie die Prüfung der Wirtschaftlichkeit und der datenschutzgerechten Ausgestaltung. Die Verwaltung wird die technische Entwicklung weiterhin beobachten, wobei der Fokus auf wirtschaftlichen und datenschutzkonformen Lösungen liegt, die eine strukturierte Aufbereitung der Inhalte ermöglichen.